Dans beaucoup d'organisation, le courriel est devenu l'outil principal de communication entre collaborateurs. Cependant, les témoignages abondent au sujet de la surcharge communicationnelle dont les « boîtes mail » sont la cause. En effet, que signifie « traiter son courrier » lorsque vous ne recevez qu'en copie les messages : vous a-t-on mis en copie pour vous informer ? attend-on de vous une réaction ? un arbitrage ? Aussi nombreux sont les correspondants qui estiment leur travail accompli lorsqu'un simple courriel est envoyé. La leçon de tout ce ci est de ne jamais perdre de vue que le courrier électronique, par son apparente simplicité d'envoi, ne remplace pas un coup de téléphone ou une entrevue. Mieux encore : apprenez à rédiger vos courriels, n'y abondez pas plusieurs informations éparses en l'envoyant à des destinataires différents, ciblez votre communication, expliquez la raison de l'envoi en copie à d'autres destinataires. La cohésion de vos projets et la bonne entente entre collaborateurs dépendent en partie de ces bonnes pratiques.
Un webmail est un service de messagerie en ligne est un service accessible via un navigateur Web. Une connexion est demandée, avec un nom d'utilisateur et un mot de passe. Cette méthode de gestion du courrier électronique est l'une des plus courantes. L'avantage est de pouvoir accéder à sa messagerie depuis n'importe quel ordinateur connecté.
Les services de messagerie les plus connus mêlent à la fois un service de gestion de courriel, et des « box » qui permettent le stockage et le partage de fichiers ainsi que des outils bureautique. Accessible depuis un compte unique, tout cela forme un cloud (nuage) où il est possible de travailler sans avoir à stocker quoi que ce soit localement sur un ordinateur.
Attention ! Aussi séduisants qu'ils puissent être, ces services sont souvent sous le feu des projecteurs. Ils supposent tous un certain degré de confiance de la part des utilisateurs qui acceptent des clauses de confidentialité parfois abusives, ou, plus simplement, ne remplissent pas leur devoir en matière de garantie de sécurité des données. Pour votre association n'oubliez pas que vous êtes responsables de ces données, quoi qu'il arrive. Avant de confier toute votre correspondance à un tiers, assurez-vous que vous pouvez effectivement lui faire confiance et assurez-vous de même des éventuelles conséquences juridiques. Ce n'est pas parce que « tout le monde utilise ces services » que votre organisation doit se conformer à cette pratique, obliger vos correspondants à s'y conformer à leur tour, et stocker n'importe où n'importe quelle information.
Dès le début, pensez à votre stratégie de communication interne : courrier électronique, partage des documents, élaboration de document en commun… tout cela nécessite des moyens. Les grandes organisations diposent de serveurs et de personnel spécialisés. Si ce n'est pas votre cas : - ne basez pas votre communication sur des services gratuits dont les conditions d'utilisation impliquent une perte de contrôle de vos données. Et ce, même si la plupart de vos collaborateurs utilisent déjà ces services à titre personnel. - ne confiez pas la charge de la gestion des données et des outils de communication à une personne de bonne volonté et « qui s'y connaît » : on sous-évalue très souvent la lourdeur de cette gestion, la pression sur les épaules de cette personne (qui bien souvent a du mal à légitimer ses actions) et surtout les problèmes qui surviennent lorsque cette personne est absente, quitte l'organisation ou démissionne. - ne rêvez pas : un site internet ne s'improvise pas, le stockage de fichiers en commun est une pratique qui doit faire à des procédures et des évaluations de sécurité, pensez aux compétences générales de collaborateurs et à l'accessibilité de vos données.
Pour tous les outils en ligne que vous utiliserez, évaluez le degré de confiance : louez par exemple les service d'une autre association (comme l'un des CHATONS) chez qui vous pouvez déporter la charge de votre infrastructure de communicaiton : liste de discussion, adresses courriel, site web, nom de domaine, stockage et partage de fichiers. Vous pouvez même nouer un partenariat avec d'autres associations et mutualiser ainsi la réponse à vos besoins. Tout cela a un coût : la gestion de serveurs, l'hébergement, la permanence des services reposent sur des infrastructures et des énergies coûteuses et font appel à des savoir-faire qui ne peuvent pas être toujours bénévoles. Dressez le plan de votre stratégie numérique : de quoi aurez-vous besoin ? quels outils utiliserez-vous pour quelles tâches ?
Privilégiez des solutions basées sur des logiciels libres : exemple de Nextcloud (la synchronisation) ICI montrer que privilégier l'utilisation de Nextcloud (auto-hébergée ou chez un prestataire) permet : - de synchroniser des contacts, des agenda - de partager des fichiers (et le fait que ce soit libre permt de le faire avec des logiciels libres, sur différents OS) etc.