Table des matières
Les TAFTIC sont des fiches « Travail à faire en Technologies de l'Information et de la Communication ».
Il faudra néanmoins trouver un autre titre.
Objectifs :
- faire une liste de tâches sur ce à quoi il faut penser et quels seront les rôles dans le cadre de l'élaboration d'une stratégie en outils numériques pour une association.
- éviter les yakafokon
- éviter les friches décisionnelles
Présentation :
- idéalement un tableau : il s'agit d'un référentiel
- sur une seule page
possibilité de faire une fiche par secteur, concernant par exemple :
- la correspondance (courriel, liste de discussion, discussion instantanée)
- le partage de documents
- les flux (liste de contacts, agendas, synchronisation)
- les logiciels de bureautique et les formats interopérables, l'édition (PAO)
- la communication externe (médias sociaux)
- les logiciels métiers (leur intégration dans l'ensemble précédent, si privateurs voir comment inter-opérer avec le libre, etc.)
Ci-dessous un mindmap pour lister les éléments dans le domaine correspondance. Il y a des manques, comme tisser des liens entre les secteurs (la synchronisation concerne aussi le courriel, par exemple).
Tables synthétiques : organiser le passage vers un système d'information libre
Ces tables synthétiques rassemblent les séries de questions que vous devez vous poser si vous envisagez l'adoption de logiciels libres pour modifier le système d'information de votre association. Par système d'information, on entend l'ensemble des ressources (humaines, numériques, structurelles) utilisées pour collecter, stocker, traiter et distribuer de l'information. Ici ne sont concernés que les logiciels qui disposent d'une interface avec les utilisateurs.
Même si votre projet ne concerne que l'adoption d'un logiciel libre, posez-vous les mêmes questions et parcourez les mêmes tableaux en considérant les objectifs que vous visez avec la solution logicielle que vous avez identifiée.
Les cases des tableaux suivants ne sont que des suggestions. À vous de les adapter en fonction de votre projet, des impératifs d'organisation, des contraintes budgétaires, etc.
Système niveau 1 : les enjeux de gouvernance
Pour vous, le Libre, c'est quoi ?
Questionnez l'adéquation des valeurs de votre association aux valeurs du logiciel libre. Le tableau suivant doit être complété par les notions ou concepts dont vous pouvez tracer la correspondance (ou l'absence de correspondance). Les mots-clés suivants peuvent vous aider : communs entraide, partage, mutualisation, décentralisation, solidarité, liberté individuelle, liberté collective, respect de la vie privée, confidentialité, efficacité, apprentissage, éducation…
Exemple :
| Le libre, pour vous, c'est… | … correspondance : votre asso |
|---|---|
| La mutualisation des compétences | Co-apprentissage du jardinage avec les pensionnaires de la maison de retraite et l'école du quartier |
| … | …. |
Tableau de correspondances, bis : reprenez le tableau précédent et mettez en vis-à-vis ce qui pour vous fait correspondre le Libre et votre association selon trois axes, avec un sens critique et de manière synthétique.
| Axes | Association | Le Libre |
|---|---|---|
| Point d'intérêts | ex. activités de l'asso | Les aspects importants du Libre |
| Qualité | p. ex.: les production de votre association, leurs améliorations possibles | Ce que vous attendez de tel logiciel libre |
| Organisation | p. ex. : le secrétariat, la trésorerie, etc. | Comment vous envisagez les changements induits par l'adoption d'un logiciel libre |
Les pratiques
Identifiez les pratiques en cours dans votre association, tant chez les bénévoles que chez les salariés. Expliquez leurs causes, les raisons de leur présence (aussi bien de manière positive que négative). Cette étape concerne aussi les logiciels libres déjà utilisés.
| Diagnostic | Logiciels du SI existants | Logiciels libres à envisager |
|---|---|---|
| Faiblesses | p. ex. quelles pratiques ont les utilisateurs ? (solutions de contournement, remplacement de pratiques obsolète, etc.?) | A quel logiciel pensez-vous ? Comment son adoption peut résoudre les problèmes, à quelles conditions ? |
| Niveaux d'expertise des utilisateurs | p. ex. adaptation des utilisateurs à un logiciel inadapté au départ | Quels nouveaux savoirs faut-il déployer pour adopter le logiciel libre choisi ? |
| Résilience des utilisateurs | par ex. : qui prend les décisions ? qui les subi ? | Quelles négociations allez-vous mener ? |
Système niveau 2 : Plans d'action
Re-organisation de la structure
Adopter un nouveau système d'information ou en changer des parties suppose de réorganiser la structure, les tâches, les procédures et donc les pratiques. Si l'organisation reste inchangée, elle devra s'adapter à un système d'information qui ne lui convient pas et de mauvaises pratiques verront le jour.
| Organisation | À faire |
|---|---|
| État des lieux de l'organisation | Préparer attentivement l'enquête, n'exclure personne |
| Qui procède à cet état des lieux ? quelle légitimité ? | Ne stigmatiser aucune personne et aucune pratique existante |
| Lister les tâches et les procédures | Soumettre ces listes aux membres pour compléter (ou réaliser la liste de manière collective) |
| Quels logiciels vont changer ? | Lister les changements correspondants dans les pratiques des utilisateurs |
| Faire des études de cas, étudier des scénarios possibles | Anticiper l'avenir : on ne change pas seulement l'existant, on projette un nouveau modèle dans le futur, il faut donc une visibilité sur le long terme |
Plan de collaboration
| Initiative | Stratégie |
|---|---|
| Qui mène l'initiative ? | Sera-t-elle menée jusqu'au bout ? |
| À quels degrés les utilisateurs sont-ils impliqués dans les décisions ? | Les facteurs d'adoption ou d'inhibition dans l'adoption du Libre sont autant collectifs qu'individuels |
| Quand impliquer les utilisateurs ? | Prenez le temps de mûrir le projet pour pouvoir l'exposer, l'expliquer et donner toute les bonnes informations pour assurer une collaboration horizontale de qualité |
| Quand impliquer les utilisateurs ? | Ils peuvent être impliquées à différentes étapes, il n'est pas nécessaire de les solliciter à tout bout de champ |
| Prévoir les périodes | Adopter un nouveau logiciel ne se fait pas en période de « coup de bourre » : organisez, planifiez et adaptez le calendrier en fonction de la réalité |
Plan de communication
| Comment communiquer | Avec quoi ? | Pour qui ? |
|---|---|---|
| Supports de communication | Flyer, site web, diaporama/ conférence, réunions, brochures | Adapter les messages et les modalités de diffusion au public visé |
| Mutualisation | Liste de discussion, chat, forum | Les utilisateurs impliqués dans le projet |
| Adresse collective | Événement dédié (qui peut être organisé par une autre asso) | Tous les utilisateurs finaux |
| Répondre aux questions | Courriel, téléphone, oralement | Tous les utilisateurs finaux |
Rigidités économique
Adopter des logiciels libres et modifier le système d'information existant, cela représente toujours des coûts (financiers ou autres) et des gains. Il faut les anticiper.
| Liste | Notes |
|---|---|
| Coûts d'infrastructures | Achat d'un serveur (et/ou location), achet de nouvelels machines |
| Coûts de formation | Soit la formation est assurée en interne (temps de travail), soit elle est externalisée (entreprises spécialisées en LL) |
| Pertes de rendement | Tout changement implique des pertes de rendement : comment évaluer ces pertes ? |
| Pertes d'informations | Comment estimer le prix de vos informations ? |
| Gains : économies à court, moyens et long terme | Quelles dépenses seront impactées ? quelles dépenses n'auront plus court ? Comparer avec les exercices budgétaires |
| Gains : compétences et autonomies | Les formations auparavant indispensables ne seront plus nécessaires, vers quelles formations et quels nouveaux objectifs pourrez-vous orienter le personnel salarié et bénévole ? |
Système niveau 4 : stratégies
Les dispositifs
| Dispositifs | À faire | Qui ? | Comment ? | À prévoir |
|---|---|---|---|---|
| Ordinateurs fixes | Lister tous les logiciels libres / open source à installer | Les types d'utilisateurs | Les scénarios d'utilisation / les pratiques associées | informations, formations, tutorat individualisé, etc. |
| Ordinateurs portables | Lister tous les logiciels libres / open source à installer | Les types d'utilisateurs | Les scénarios d'utilisation / les pratiques associées | informations, formations, tutorat individualisé, etc. |
| Smartphones | Lister tous les logiciels libres / open source à installer | Les types d'utilisateurs | Les scénarios d'utilisation / les pratiques associées | informations, formations, tutorat individualisé, etc. |
| Tablettes | Lister tous les logiciels libres / open source à installer | Les types d'utilisateurs | Les scénarios d'utilisation / les pratiques associées | informations, formations, tutorat individualisé, etc. |
Plan de migration
Établissez un plan de migration comprenant au moins les éléments suivants.
| Outils | Remarques |
|---|---|
| Un calendrier le plus détaillé possible | Il doit rester adaptatif et souple |
| Organiser des points d'étapes (milestones) | Prévoir des compte-rendus collectifs |
| Élaborer des indicateurs de résultats | quels changement ont eu lieu ? correspondent-ils aux attentes ? quels sont les ajustements nécessaires et comment ils influent sur le plan initial ? |
| Élaborer des indicateurs à +1, +3, et +6 mois après le changement | Difficultés rencontrées, correctifs, actions menées |
| Ne pas oublier des indicateurs de progression et des indicateurs de régression | Par secteurs, par individus, par groupe de tâche… |
Migration : facteurs d'inhibition, facteurs d'adoption
Facteurs d'inhibition collectifs
| Facteur | Action à mener |
|---|---|
| Manque de clarté sur les évolutions futures du logiciel libre (lorsqu'elles dépendent souvent d'une poignée ou même d'un seul développeur) | Identifier correctement les besoins et les évaluer par rapports aux constantes du logiciel envisagé (se renseigner auprès d'une autre association ayant fait la même démarche, envisager les futures mises à jour, éventuelle implication de votre association dans le développement du logiciel…) |
| Réticences face aux besoins de formation aux logiciels et aux usages (manque de temps, organisation des formations, etc.) | Anticiper les niveaux d'expertise suffisant des utilisateurs, planifier l'adoption des logiciels en fonction du temps consacré à la formation, profiter d'une période calme dans les activités courantes de l'association. |
| Interopérabilité (compatibilité entre systèmes, gestion des formats pour les archives, etc.) | L'adoption d'un logiciel libre n'est pas qu'une question technique : il faut évaluer toute l'organisation de la production d'information de manière à minimiser les risques de conflits technologiques, évaluer les pertes acceptables d'informations… |
| Information insuffisante (les procédures deviennent inefficaces) | Prendre le temps d'informer les utilisateurs (ce qui suppose une expertise suffisante), expliquer les nouvelles procédures pas à pas, personnaliser les explications |
| Disparités logicielles entre tous les membres de l'association | Insister sur la notion d'interopérabilité mais laisser leurs libertés de choix aux utilisateurs. Par ex.: on peut utiliser des formats ouverts pour échanger des documents sans pour autant obliger chacun à utiliser GNU /Linux comme système d'exploitation. Utiliser des services en ligne permet aussi de décorréler les contenus des logiciels installés localement |
Facteurs d'inhibition individuels
| Facteur | Action à mener |
|---|---|
| Insuffisances fonctionnelles (constatées factuellement ou seulement ressenties en raison d'un manque d'expertise de l'utilisateur) | Avant de se demander s'il faut choisir un autre logiciel (et donc perdre du temps et de la productivité), il faut impliquer les utilisateurs dans le choix : notion de beta-testeurs, planifier une période de test |
| Interopérabilité (compatibilité entre systèmes, gestion des formats pour les archives, etc.) | Expliquer ces notions souvent abstraites : elles font appel à de nouveaux usages et des degrés d'empathie. Apprendre à gérer l'apparition d'un nouveau format dans le flux d'information. |
| Différences ergonomiques ou logiques d'usages, aptitudes (« je n'arrive pas à faire ce que je faisais auparavant, donc ce logiciel est mauvais ») | Remettre en question les pratiques, y compris les anciennes pratiques de contournement des contraintes : élaborer un plan de communication et d'apprentissages techniques collectifs, ne jamais laisser un membre seul face à ses difficultés techniques |
| Information insuffisante (« je ne sais pas si je peux procéder ainsi ») ou trop directives (« on ne me fait pas confiance ») | Élaborer un plan de communication et d'échanges collectifs, ne jamais laisser un membre seul face à ses doutes, confirmer concrètement la légitimité de chacun à donner son avis (créer des espaces et des temps d'échange pour cela) |
| Solitude du membre bénévole à domicile (comment adopter un logiciel libre ?) | Proposer des évènements collectifs dédiés au logiciel libre, favoriser l'entraide entre les membres, créer une équipe « support » (en présentiel, par téléphone, par video conférence, ou en ouvrant une session à distance sur la machine) |
| La responsabilité des échecs repose sur un ou quelques membres bénévoles (sentiment de se lancer dans une croisade perdu d'avance) | Les choix stratégiques doivent toujours être collectifs et ne reposent pas sur une seule personne qui endosse la responsabilité de ces choix |
| Les discours culpabilisant face aux non-utilisateurs de logiciels libre (tenu co-responsable du manque d'éthique des logiciels qu'il utilise, ou des menaces sur les libertés numériques et les atteintes à la vie privée) | Éviter les phénomènes de réactance (déni, recherche de justifications erronées, hostilité). Tenir un discours d'ouverture, non catastrophiste et empathique |
Facteurs d'adoption collectifs
| Facteur | Points de vigilance |
|---|---|
| Indépendance technologique de la structure par rapport aux contraintes (financières, éthiques) des logiciels privateurs | Estimer les nouvelles contraintes de cette autonomie : compétences, frais de fournisseurs externes (p. ex. location de serveur) |
| les formations ou les changements dans l'infrastructure sont vécus comme des investissements | Tout retour en arrière aura un coût très élevé, il faut donc tout faire pour l'éviter. Les nouvelles compétences des utilisateurs doivent être valorisées et utilisées et surtout pas oubliées ou négligées (sinon, « à quoi bon ? ») |
| Accueil positif d'une stratégie sur le long terme, sentiment d'implication des utilisateurs | Débordements enthousiastes possibles, initiatives risquées |
| Implication des utilisateurs (groupe) dans la prise de décision (défi collectif) | Savoir organiser les réunions, modérer les débats |
| Les membres bénévoles se forment mutuellement aux usages | Comment organiser le temps de travail pour laisser la place à ces séquences d'entraide |
| Passer du statut d'utilisateur à celui d'utilisateur-contributeur (action : contribuer au développement du logiciel (même symboliquement), programmation, traductions, dons… | Du temps de travail disponible, proposer au vote le déblocage d'une somme à donner au développeur, promouvoir le logiciel… |
| Interopérabilité (enfin, on se comprend) | Savoir gérer l'interopérabilité ou l'absence d'interopérabilité dans les relations externes à l'association |
Facteurs d'adoption individuels
| Facteur | Points de vigilance |
|---|---|
| Utilisation de LL dans la sphère privée | Les pratiques individuelles ne sont pas forcément les mieux appropriées |
| Facilité d'utilisation, ergonomie | Une mauvaise ergonomie doit faire l'objet d'une grande attention, car l'efficacité d'un logiciel ne suffit pas toujours à palier son design insuffisant : c'est un facteur de risque. |
| Interoperabilité : moins de stress… | Décider quels sont les formats appropriés à votre association |
| Valorisation de l'utilisateur (on demande son expertise et son avis) | Être à l'écoute des « remontées utilisateurs » |
| Compréhension des avantages pour son travail et son association | Entretenir l'effort collectif |
| Passer du statut d'utilisateur à celui d'utilisateur-contributeur (action : contribuer au développement du logiciel (même symboliquement). programmation, traductions, dons… Réserver éventuellement du temps de travail à cette tâche. | Les actions doivent être décidées collectivement |
| Nouveaux apprentissages | Réserver du temps de formation, valoriser les acquis. |