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La gestion d'une association ne s'improvise pas. Quelle que soit sa sa taille et ses activités, une association doit présenter une comptabilité sérieuse. Aujourd'hui, plusieurs logiciels libres spécialisés dans la gestion associative existent. Ils ne correspondent pas tous à vos besoins : faites des essais et comparez les offres avant de vous décider. Cette décision n'est pas à prendre à la légère : tout changement futur dans votre choix logiciel devra s'accompagner de beaucoup d'efforts (migration de la comptabilité, compatibilité des bases de données, risques d'erreurs, planification obligatoire du changement…). C'est la raison pour laquelle vous avez tout intérêt à choisir des logiciels libres : dans la grande majorité des cas, les bases de données utilisées et leurs formats vous permettront de conserver une certaines souplesse là où d'autres logiciels vous tiendront prisonniers. Par ailleurs certains éditeurs de solutions libres ou open source vous proposent des prestations d'hébergement payantes et clé en main pour des sommes tout à fait raisonnables. Elles présentent le double avantage de vous permettre de gérer votre association sans vous soucier de la maintenance logicielle ou de tester un système avant de l'installer pour votre propre compte sur un serveur à vous. Ce n'est pas le cas, bien sûr, des logiciels qui ne fonctionnent qu'en local, que vous n'avez qu'à installer et utiliser (après avoir lu le manuel, bien entendu).

On peut distinguer entre les logiciels de gestion associative simple (gestion des adhérents, comptabilité) et les logiciels qui permettent d'accomplir plusieurs tâches et s'apparentent à des solutions d'administration et d'animation. Les premiers sont des logiciels restreints à des tâches précises qu'ils accomplissent exclusivement. Le logiciel Galette, par exemple, est consacré à la gestion des adhérents et au mailing. Grisbi ou Kresus sont des logiciels dédiés à la comptabilité personnelle mais peuvent très bien s'adapter à une petite association. Noalyss, quant à lui, est un logiciel en ligne spécialisé exclusivement dans la comptabilité associative ou d'entreprise. Le seconds sont communément appelés des logiciels de Planification des ressources de l'entreprise (Entreprise Resource Planning, ERP). Ces ERP présentent de multiples avantages pour une association :

• lorsqu'ils sont spécialisés pour les associations, tels Garradin ou Diacamma, ils permettent la gestion administrative et financière mais proposent aussi des outils en lignes comme le partage de fichiers, des Wiki, de l'archivage, de la gestion d'événements, etc.
• lorsqu'ils sont spécialisés pour l'entreprise, tels Odoo ou Dolibarr, ils permettent la gestion de stock et de clientèle (ou d'adhérents et participants), la gestion comptable, le mailing, la gestion de projet, le mailing et même des sites web.

C'est à vous de définir vos besoins. Néanmoins une mise en garde : en matière de logiciel l'adage « qui peut le plus peut el moins » ne s'applique pas… en effet, tout dépend toujours des compétences de l'utilisateur. Aussi il est inutile d'apprendre à vous servir d'un logiciel ERP si vous n'avez besoin que de gérer quelques adhésions et faire un site web. Mieux vaut deux logiciels qui ne feront qu'une tâche chacun mais de amnière efficace et simple. Inversement, si votre association comporte des milliers d'adhérents que vous organisez des événements de grande ampleur, il est important de former votre personnel aux logiciels ERP.

« Si vous y pensez, il y a des chances que d'autres l'aient déjà développé ». Cet adage vaut pour beaucoup de logiciels. Un exemple pourrait être AMAPJ, un système de gestion pour une AMAP (Association pour le maintien d'une agriculture paysanne) qui gère à la fois les interfaces avec les adhérents, les contrats avec les producteurs et la gestion. Bistrow_69, responsable d'une AMAP, nous raconte combien son association était dépendante des services de Google : il est vrai que tout peut se gérer plus ou moins efficacement avec des services bureautiques en ligne, mais est-ce vraiment efficace ? Par manque de connaissance des solutions existantes, on se tourne par réflexe vers des services que l'on connaît, que « tout le monde utilise ». Mais lorsque cela devient sérieux, les limites sont vite atteintes. Mieux vaut dans ce cas se tourner vers une solution bel et bien dédiée. Ainsi AMAPJ a été créé par des amapiens pour des amapiens. C'est un logiciel libre qui s'améliore grâce aux retours des utilisateurs, que l'on peut héberger soi-même sur un serveur ou profiter d'un hébergement tiers peu onéreux. Cependant, attention au changment ! prévoyez bien en amont les implications de l'adoption d'un nouveau système : changement d'adresses courriel, interface différente pour les adhérents, l'apparition d'une application mobile… Bref, si votre association est spécialisée dans un service, envisagez les impacts de l'adoption de nouveaux usages et l'abandon des habitudes : changer de système d'information est souvent nécessaire pour atteindre un gain d'efficacité, mais plus les systèmes inadaptés perdurent, plus ils créent de mauvaises habitudes (des solutions de contournement de leurs propres faiblesses) et plus il est difficile de s'en débarrasser.