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Dans beaucoup d'organisation, le courriel est devenu l'outil principal de communication entre collaborateurs. Cependant, les témoignages abondent au sujet de la surcharge communicationnelle dont les « boîtes mail » sont la cause. En effet, que signifie « traiter son courrier » lorsque vous ne recevez qu'en copie les messages : vous a-t-on mis en copie pour vous informer ? attend-on de vous une réaction ? un arbitrage ? Aussi nombreux sont les correspondants qui estiment leur travail accompli lorsqu'un simple courriel est envoyé. La leçon de tout ce ci est de ne jamais perdre de vue que le courrier électronique, par son apparente simplicité d'envoi, ne remplace pas un coup de téléphone ou une entrevue. Mieux encore : apprenez à rédiger vos courriels, n'y abondez pas plusieurs informations éparses en l'envoyant à des destinataires différents, ciblez votre communication, expliquez la raison de l'envoi en copie à d'autres destinataires. La cohésion de vos projets et la bonne entente entre collaborateurs dépendent en partie de ces bonnes pratiques.

Un webmail est un service de messagerie en ligne est un service accessible via un navigateur Web. Une connexion est demandée, avec un nom d'utilisateur et un mot de passe. Cette méthode de gestion du courrier électronique est l'une des plus courantes. L'avantage est de pouvoir accéder à sa messagerie depuis n'importe quel ordinateur connecté.

Les services de messagerie les plus connus mêlent à la fois un service de gestion de courriel, et des « box » qui permettent le stockage et le partage de fichiers ainsi que des outils bureautique. Accessible depuis un compte unique, tout cela forme un cloud (nuage) où il est possible de travailler sans avoir à stocker quoi que ce soit localement sur un ordinateur.

Attention ! Aussi séduisants qu'ils puissent être, ces services sont souvent sous le feu des projecteurs. Ils supposent tous un certain degré de confiance de la part des utilisateurs qui acceptent des clauses de confidentialité parfois abusives, ou, plus simplement, ne remplissent pas leur devoir en matière de garantie de sécurité des données. Pour votre association n'oubliez pas que vous êtes responsables de ces données, quoi qu'il arrive. Avant de confier toute votre correspondance à un tiers, assurez-vous que vous pouvez effectivement lui faire confiance et assurez-vous de même des éventuelles conséquences juridiques. Ce n'est pas parce que « tout le monde utilise ces services » que votre organisation doit se conformer à cette pratique, obliger vos correspondants à s'y conformer à leur tour, et stocker n'importe où n'importe quelle information.