Framabook

Ceci est une ancienne révision du document !

# Fiches logicielles

## Bureautique

Les outils de bureautique sont multiples et leur fonction est d'abord, selon Wikipédia, la mécanisation et l'automatisation du travail de bureau, ce qui regroupe les processus de production, d'expédition, de réception et de conservation des documents.

##### Une condition au partage : l'interopérabilité De très nombreux fichiers sont envoyés par courriel chaque jour dans les associations. Prenons l'exemple d'un rapport d'activités.

Si vous diffusez ce document alors qu'il n'est lisible que par un unique logiciel, vous obligez votre destinataire à posséder ce logiciel ! Certes, ce problème n'est pas forcément visible au quotidien si la majeure partie des utilisateurs adoptent le logiciel installé/imposé par défaut à l'achat de l'ordinateur. Mais vous comprenez bien que cela contribue d'une part à renforcer une position monopolistique et, d'autre part, à entretenir l'idée fausse que ce sont les autres logiciels qui sont mauvais car incompatibles avec ce logiciel dominant. Par ailleurs, il arrive également que des documents enregistrés par d'anciennes versions d'un même logiciel privateur ne soient plus lisibles par le programme dans sa dernière version ou, moins grave mais gênant malgré tout, ne conservent pas un rendu correct.

Si vous voulez diffuser des documents sans mettre votre destinataire dans une situation inconfortable, le mieux est de le faire dans des formats ouverts, utilisables par tous et sans restriction. Ceci permet une meilleure interopérabilité entre logiciels, c'est-à-dire une meilleure capacité à fonctionner entre eux au présent comme au futur.

Figure: Le poster « formats ouverts, pour quoi faire ? » ([april.org/sensibilisation](http://www.april.org/sensibilisation)).

Les logiciels libres utilisent par défaut des formats ouverts : de plus, si votre destinataire souhaite une copie de votre programme, vous êtes libre de la lui donner.

Les logiciels libres favorisent et simplifient les échanges.

### LibreOffice

Encart logiciel LibreOffice

Les premiers besoins des associations sont généralement couverts par les outils contenus dans une suite bureautique. Aussi, [LibreOffice](https://fr.libreoffice.org/) a atteint désormais un niveau de maturité et une stabilité qui permettent justement de répondre à ces besoins.

LibreOffice est une *suite bureautique complète* composée de plusieurs modules : traitement de texte avec *Writer*, tableur avec *Calc*, présentation avec *Impress*, dessin (affiches, schémas, etc.) avec *Draw* et gestion de bases de données avec *Base*.

L'interopérabilité des contenus produits avec ces logiciels offre une grande souplesse dans l'utilisation au quotidien et simplifie les échanges de données entre les diverses composantes de la suite ainsi qu'avec d'autres logiciels, qu'ils soient privateurs ou non.

En tant que « suite », LibreOffice peut suffire seule à une grande majorité de tâches dans votre association. Vous pouvez rédiger un rapport, faire du publipostage, créer un poster ou un diaporama et y intégrer un diagramme réalisé à partir des données entrées dans le tableur, enregistrer le tout sous format PDF et le transmettre à vos correspondants, etc.

Si vous devez effectuer une migration vers LibreOffice, la plupart des habitudes prises avec les logiciels de Microsoft Office ne seront pas radicalement changées. Les fichiers resteront la plupart du temps parfaitement lisibles, mais dans certains cas, selon le niveau d'intégration souhaité (ou subit), il peut être préférable de vous faire accompagner afin d'assurer quelques formations.

On notera de même que LibreOffice est le support de premier ordre de la norme Open Document Format (ODF), de plus en plus sollicitée. Si l'affichage des documents issus de la suite Microsoft est de mieux en mieux assuré par LibreOffice, la circulation de fichiers ODF dans l'un ou l'autre sens est toujours possible. Vous pouvez par exemple enregistrer un document sous le format .doc avec LibreOffice, tout comme vous pouvez enregistrer un document au format ODF avec MSWord.

De nombreux tutoriels existent et nous vous encourageons à les parcourir, en particulier sur le [wiki du site francophone de LibreOffice](http://wiki.documentfoundation.org/FR/).

image: Toute votre bureautique avec LibreOffice

### Créer des cartes heuristiques

Les cartes heuristiques, ou cartes mentales, sont des outils intéressants pour certains usages. En milieu associatif, [Freeplane](http://www.freeplane.org/) devient vite un outil indispensable.

Encart logiciel Freeplane

On peut noter deux usages particulièrement adaptés :

le brainstorming, dans le cadre d'une formation par exemple. La structuration en branches est une réponse appropriée pour mener une séance de collecte d'idées à plusieurs ou pour dresser la carte mentale de l'ensemble du champ sémantique associé à un mot.
la prise de notes en cours de réunion et organiser le compte-rendu en temps réel en gardant les éléments jugés essentiels sans nécessairement construire des phrases.

image: Organiser ses idées avec Freeplane

Les différents formats d'exportation, en particulier ceux destinés à la publication sur Internet, permettent de diffuser facilement et rapidement la production commune à tous les intervenants.

## Internet

##### (Précisions) Avant de regarder ensemble les usages et les perspectives qu'offre Internet, il convient de préciser quelques définitions de mots souvent utilisés de manière inappropriée.

En effet, le terme Web est souvent assimilé à tort à Internet. Or, Internet est le réseau alors que le Web est un ensemble de pages hypertextes liées entre elles sur le réseau. Le Web est donc une couche logicielle qui permet de passer d'une information à une autre, par le biais des hyperliens. Bref, il est plus convenable de dire « surfer sur le Web » que « surfer sur Internet ».

##### Une évolution extrêmement rapide En 2008, le groupe de travail *Libre Association* de l'April a mené [une enquête](http://www.april.org/files/analyse-questionnaire-associations-informatique-et-logiciels-libres.pdf) auprès de 400 associations sur leurs usages informatiques. À cette époque, les réseaux sociaux n'étaient pas autant utilisés. En quelques années, ces derniers ont pris une importance considérable et une association se doit maintenant de gérer une page sur ces réseaux sous peine de n'être pas considérée alors comme…“à la page”. Pour autant, se pose alors de nouvelles questions pour l'association : comment garantir le respect de la vie privée de ses adhérents ? Ce ne sont pas de choses simples à régler.

Ce qu'il faut retenir de cet exemple, c'est la rapide évolution des pratiques sur Internet et sa sensibilité à la « mode ». Par exemple, la messagerie MSN, qui a été une pratique très populaire au début des années 2000, est désormais délaissée, au profit des outils intégrés dans les réseaux sociaux.

##### Les données hébergées : intérêts, enjeux et précautions La tendance actuelle est au *Cloud Computing*, que l'on pourrait traduire par « informatique en nuage » et qui regroupe des services et une multitude de pratiques. L'idée est de stocker les données des utilisateurs sur des serveurs accessibles de n'importe quel endroit dès lors que l'on a accès à Internet, plutôt que de les avoir localement sur son ordinateur. On perçoit très vite l'avantage d'un tel fonctionnement : les données peuvent être facilement partagées entre plusieurs adhérents.

image: : stevejob

L'avantage des services en ligne ne doit cependant pas faire oublier le risque d'un recul des libertés des utilisateurs. En effet, si l'externalisation de l'infrastructure technique peut sembler avantageuse, elle peut aussi avoir pour conséquence la perte de la maîtrise des systèmes d'information, de communication et des données.

Ainsi, il est préférable de vous assurer quelques garanties. Avez-vous les compétences pour gérer vos propres serveurs ? Savez-vous les sécuriser convenablement ? Dans la négative, si vous optez pour des services préconfigurés (un espace de stockage, par exemple), ces services garantissent-ils la confidentialité de vos données ? Avez-vous la maîtrise de vos données ? Pouvez-vous décider du jour au lendemain de « quitter » le service initialement choisi en étant certain que vos données ne seront pas gardées à votre insu ? Même si toutes ces questions peuvent paraître secondaires dans la vie d'une association, elles sont beaucoup plus sensibles qu'il n'y paraît : tout comme la sauvegarde de vos fichiers devient une préoccupation de premier plan le jour où votre disque dur décide de ne plus fonctionner, il est indispensable de se poser ces questions avant d'engager un choix pour l'association.

Pour en savoir plus sur les opportunités et les risques de l'« informatique en nuage », vous pouvez consulter [la note sur le Cloud sur le site de l'April](http://wiki.april.org).

Bon à savoir

L'association Framasoft, dans le cadre de son projet « Dégooglisons Internet » propose des alternatives aux services les plus en vogue de Google, Microsoft, Facebook et consors mais en obéissant à des principes “LEDS” (Libres, Éthiques, Décentralisés et Solidaires). L'objectif pour Framasoft est de démontrer la fiabilité des solutions libres dans les nuages tout en faisant reposer l'ensemble sur une charte éthique. Des services accessibles simplement sont mis en place pour les utilisateurs sans compétences particulières mais il est possible aussi d'installer soi-même ces services pour son organisation en s'appuyant sur des tutoriels détaillés. Voir le site du projet [degooglisons-internet.org](http://degooglisons-internet.org/).

##### Internet n'est pas caractérisé, il sera ce que vous en ferez… La croissance d'Internet et celle du logiciel libre sont intimement liées. Internet a permis, par la mise en connexion de chacun avec tout le monde, de modifier les règles du jeu, d'éliminer le vieux modèle de production centralisateur au profit d'une production coopérative et d'une diffusion massive. Internet est avant tout un outil de contact et de mise en relation de milliards d'êtres humains. Il a favorisé les pratiques de partage, notamment celle des logiciels libres. Mais d'autres ont suivi. Pouvions-nous imaginer, il y a dix ans, que la principale encyclopédie en ligne, Wikipédia, serait une encyclopédie libre d'accès et libre de modifications ?

Bien sûr, il est essentiel d'être vigilant, par exemple sur les informations que l'on laisse (parfois sans le savoir) sur la toile mais, finalement, la meilleure garantie pour vous et votre association sera de maîtriser les grands principes de fonctionnement de l'Internet.

Les CHATONS, ça n'est pas que mignon !

Devant le succès de la campagne *Dégooglisons Internet*, et afin de ne pas devenir elle-même un point central de services web sur Internet, l'association Framasoft a lancé début 2016 le projet C.H.A.T.O.N.S. ou Collectifs d'Hébergeurs Atlernatifs, Transparents, Ouverts, Neutres et Solidaires.

Ce collectif vise à rassembler sous un même label les structures souhaitant proposer des services libres, éthiques et solidaires de façon décentralisée, au plus proche des citoyens. [chatons.org](http://www.chatons.org)

### Lire et écrire ses courriels

Il existe plusieurs manières de gérer les courriels. Vous pouvez utiliser l'interface web généralement proposée par le fournisseur de votre adresse électronique, appelée également webmail. Pour cela, vous vous rendez, via votre navigateur favori (voir ci-après), sur la page qui vous permet de gérer vos courriels. Vous êtes alors en lien direct avec le serveur de messagerie. La liste des courriels qui vous est présentée est l'exact reflet de ceux qui se trouvent sur le serveur. Vous en effacez un, il disparaît du serveur. L'inconvénient est que vous ne pouvez pas accéder à votre boîte si vous n'avez pas de connexion à Internet…

Vous pouvez donc aussi utiliser votre courrielleur favori, par exemple Thunderbird : le paramétrage du logiciel est important et vous permet de configurer un type de fonctionnement ou un autre. Ainsi, vous pouvez choisir de le gérer de la même manière que si vous étiez sur la page de votre webmail, avec la même nécessité d'une connexion Internet, en utilisant le protocole IMAP. Sinon, vous pouvez opter pour une configuration qui permet une gestion asynchrone des courriels avec le protocole POP (qui vous permet toutefois de laisser des copies de vos messages sur le serveur). L'inconvénient est qu'avec cette méthode, la liste des courriels affichée dans votre courrielleur et différente de celle affichée sur le webmail.

Il n'y a pas de bonne ni de mauvaise méthode pour gérer sa correspondance électronique et les préférences vont souvent d'abord aux habitudes acquises. Le choix doit cependant être fait en fonction des besoins et des contexte de travail. Posez-vous les questions suivantes : les messages ont-ils un caractère confidentiel ? La boîte mail peut-elle être gérée à plusieurs (avec une adresse générique, par exemple) ? La personne qui gère la boîte est-elle mobile et susceptible d'être longtemps sans connexion Internet ?, etc.

Encart logiciel Thunderbird

Thunderbird est un client de messagerie développé par la Fondation Mozilla.

Puissant et pratique, désormais reconnu pour sa robustesse et sa stabilité, c'est l'outil incontournable pour gérer les courriers électroniques de l'association avec, en cas de besoin, la capacité de gérer plusieurs comptes de messagerie : vous pouvez par exemple choisir de collecter sur une unique session les messages adressés à l'adresse ``contact@asso-UneTelle.org`` et ``president@asso-UneTelle.org``.

La fondation Mozilla

Depuis 1998, la Fondation Mozilla ([mozilla.com](http://www.mozilla.com)) a pour objectifs de soutenir l'innovation sur Internet et de rendre ce dernier accessible au plus grand nombre. Internet est un développement social et technologique important qui, en un temps très court, s'est imposé dans notre quotidien. Au début des années 2000, le Web était complètement envahi par des technologies divisées ; vous n'aviez aucune garantie de pouvoir naviguer sur les mêmes sites web que votre voisin. Grâce aux outils Mozilla cette situation s'est grandement améliorée et le web est désormais plus interopérable.

Pour atteindre ses objectifs, la Fondation Mozilla conçoit des logiciels libres, innovants et de grande qualité, qui respectent les utilisateurs et qui sont donc à la disposition de tous.

Ce logiciel peut être utilisé dans une configuration très simple mais aussi, grâce à sa conception modulaire, répondre aux besoins sophistiqués des utilisateurs les plus exigeants. Thunderbird possède un grand nombre d'extensions qui permettent de le personnaliser en quelques clics, comme par exemple y ajouter la gestion d'un agenda et un calendrier des tâches à réaliser ; ces deux outils complémentaires peuvent aussi être synchronisés en cas de besoin. Mozilla Thunderbird vous permet aussi de créer très simplement des modèles de messages qui vous feront gagner du temps lorsque vous devrez envoyer des contenus similaires de façon répétée (par exemple un accusé-réception d'adhésion).

Par ailleurs, Mozilla Thunderbird possède des fonctionnalités pour protéger votre vie privée, vous prémunir des courriels indésirables (spam) et éviter certaines tentatives d'arnaque en ligne, telles les attaques par hameçonnage (*phishing*).

image: Gérer ses courriels avec Thunderbird

### Parcourir Internet

Encart logiciel Firefox

Firefox est un navigateur web développé par la Fondation Mozilla. Tout comme Thunderbird, il a mûri et acquis une stabilité exemplaire.

Firefox possède des dizaines de fonctionnalités, dont un correcteur d'orthographe intégré qui vous permet de saisir du texte directement dans les pages web (comme les billets de blogs ou les clients de messagerie en ligne).

La quantité impressionnante d'extensions (plus de 6 000 !) et leur simplicité d'installation vous permettront de choisir les modules adaptés au quotidien de votre association.

Si la sécurité de votre association sur le Web est une priorité, Firefox contient de nombreuses mesures de protection de la vie privée ainsi que des dispositifs contre les techniques liées à l'hameçonnage ou contre les sites web malveillants.

Ces seuls éléments devraient vous convaincre, dès aujourd'hui, d'utiliser Firefox plutôt que le navigateur installé par défaut sur l'ordinateur : ce navigateur est multi-plateformes. Vous préparez ainsi, au sein de l'association, le changement de système d'exploitation (voir le paragraphe dédié) : vous serez déjà familiarisés avec Firefox le moment venu !

image: Configuration du navigateur web Firefox

Les extensions Firefox

Mozilla propose de nombreuses extensions pour personnaliser le navigateur Firefox, renforcer la sécurité, ajouter des fonctionnalités… Visitez [addons.mozilla.org](https://addons.mozilla.org/fr/firefox/extensions/).

### Messagerie instantanée

Depuis ses débuts, Internet permet aux gens de converser entre eux. Il s'agit de conversations pair à pair, ou entre plusieurs personnes dans des salons virtuels dédiés.

Pour cela, il existe un grand nombre de réseaux différents sur Internet. Malheureusement, ils ne sont pas tous compatibles entre eux : si des utilisateurs sont sur le réseau MSN et veulent échanger avec d'autres qui sont sur le réseau Google Talk, il faudra que certains changent de réseau et adoptent celui des autres utilisateurs.

Encart logiciel Pidgin

Le logiciel Pidgin permet de converser de manière instantanée, par écrit, sur Internet. C'est ce que l'on appelle un « logiciel client de messagerie instantanée ». Il est de surcroît multi-protocole et multi-plateforme.

Heureusement, Pidgin est aussi « polyglotte », c'est-à-dire qu'il vous permet de vous connecter sur tous les réseaux existants et donc de converser avec n'importe quel utilisateur, quel que soit son réseau de prédilection et, contrairement à ses congénères, il ne contient aucune publicité. Avec les réseaux sociaux, les outils de chat intégrés remplacent des réseaux privateurs qui étaient encore très utilisés il y a quelques années. Par ailleurs, vous pouvez aussi choisir de gérer votre suivi et vos envois de messages courts (micro-blogging) par l'intermédiaire de ce logiciel.

Pidgin propose d'autres fonctionnalités, comme les transferts de fichiers, et développe sans cesse de nouvelles applications, notamment la gestion vidéo pour réaliser de la visioconférence qui devrait apparaître très prochainement. Elle est déjà opérationnelle pour deux utilisateurs connectés via le réseau propre à Pidgin.

La messagerie instantanée est souvent perçue comme parasite dans un contexte professionnel. Mal paramétrée et mal maîtrisée par l'utilisateur, elle peut devenir une source constante de dérangement. C'est le cas lorsque de nombreuses personnes sont connectées à un même salon de discussion avec une multiplication d'échanges sans grande valeur ajoutée. Cependant, cet outil de discussion peut se révéler un complément précieux à une conférence téléphonique : les traces écrites de chaque participant permettent de gagner du temps dans la rédaction du compte-rendu de réunion. Vous pouvez aussi choisir d'accompagner vos réunions d'un « bloc-notes en ligne ». Pour plus de détails, voir la partie consacrée au travail collaboratif.

image: La messagerie instantanée avec Pidgin

Si le paramétrage de Pidgin reste hors de portée de l'association et que vous souhaitez néanmoins organiser un salon de discussion, il vous reste la possibilité d'utiliser un service proposé en ligne et communiquer aux invités l'adresse Internet du salon qu'ils rejoindront par l'intermédiaire de leur navigateur préféré. Par exemple, on peut utiliser IRC, qui est un protocole de messagerie instantanée sur Internet. Il existe [différents réseaux IRC](http://fr.wikipedia.org/wiki/Internet\_Relay\_Chat). Le réseau Freenode propose un [accès avec un navigateur web](http://webchat.freenode.net/).

### Créer un site web

L'avènement du web collaboratif rend l'approche du site web associatif différente d'il y a quelques années. Alors que les premiers sites étaient conçus comme une vitrine institutionnelle où le contenu était contrôlé et relu comme l'étaient les publications papier, la manière d'approcher désormais la mise en place d'un site web offre de nouvelles perspectives, surtout en termes d'interaction et de collaboration. De plus, la tendance actuelle n'est plus à assurer une présence sur une seule adresse mais plutôt sur de multiples sites et outils, comme les réseaux sociaux.

Quoi qu'il en soit, il est toujours essentiel de maintenir un site à l'adresse de son nom de domaine lorsque l'association en a fait l'acquisition. Ensuite, les pratiques évoluent et des outils viennent compléter le site initial (ajout d'un wiki, de calendriers partagés, d'archives, etc.). Si une volonté existe de faire peau neuve et de changer d'outil, de nombreux logiciels libres pour gérer les contenus sur Internet sont maintenant disponibles. L'installation demande des compétences et nécessite de comprendre les bases de fonctionnement d'un serveur mais les procédures se sont nettement simplifiées ; ne serait-ce que grâce aux nombreux tutoriels d'installation rédigés par les communautés.

De même pour les usages au quotidien : les interfaces de gestion des sites internet par l'intermédiaire d'un navigateur web sont désormais plus explicites et permettent une prise en main plus simple qu'auparavant. Les rédacteurs contribuant aux contenus du site n'ont plus besoin de savoir écrire en langage HTML (le langage utilisé sur le web) et les fenêtres de rédaction de contenus s'apparentent souvent à des interfaces simplifiées de traitement de texte.

##### Les Systèmes de gestion de contenus (SGC) Il serait difficile de citer l'ensemble des logiciels libres permettant de gérer les contenus destinés au Web (Système de gestion de contenu, SGC – CMS en anglais pour Content Management System) tellement ce type de programme s'est développé ces dernières années. Ainsi, sur la [page dédiée de Wikipédia](https://fr.wikipedia.org/wiki/Liste_de_syst%C3%A8mes\_de\_gestion\_de\_contenu), on dénombre près de 220 CMS, qu'ils soient libres ou non ! Cependant, vous trouverez ici une liste restreinte dont le choix est opéré par des usages effectifs et massifs en milieu associatif. Par ailleurs, ces SGC bénéficient généralement d'une communauté de développeurs très active et on trouve assez facilement des modules complémentaires pour un besoin spécifique. À vous de bien appréhender en amont les besoins de votre association.

### Quelques Systèmes de gestion de contenus libres

Encart logiciel Dotclear

Encart logiciel Wordpress

[Dotclear](http://fr.dotclear.org/) et [Wordpress](http://themes-wordpress.eu/) sont classés dans la catégorie des moteurs de blogs. Même si, initialement, ces SGC sont prévus pour permettre l'affichage régulier d'informations, leur évolution respective permet désormais de produire des sites web de qualité avec de nombreuses fonctionnalités. Si vos besoins pour l'association sont simples dans un premier temps, c'est sans doute vers eux qu'il faut se tourner.

Encart logiciel spip

[Spip](http://www.spip.net/rubrique91.html) est un SGC conçu de manière à ce que des personnes n'ayant aucune connaissance en programmation puissent réaliser leur propre site Web avec des fonctions collaboratives avancées. L'ajout simplifié de modules complémentaires et notamment des thèmes (habillage des pages) pré-existants évitent à l'administrateur de devoir écrire des lignes de code. Ses multiples [plugins](http://plugins.spip.net/) peuvent générer un site très simple, ou au contraire très complet, avec thèmes, agenda, accès restreint, newsletter ou même gestion d'association.

Une fois le SGC installé, les différents intervenants ont des statuts différents pour permettre une gestion contrôlée des contenus : administrateur (mise en ligne des articles), rédacteur (rédaction des articles), visiteur (connexion sans accès à l'espace privé).

image: Publiez du contenu avec Spip

Encart logiciel associaspip

Le plugin [Associaspip](http://www.spip-contrib.net/Associaspip) dédié à la gestion d'association, bien qu'encore en développement (mais en phase de finalisation), est déjà fonctionnel. Il permet de gérer une liste d'adhérents avec date d'adhésion, cotisation, statut dans l'association, catégorie d'adhésion. Des envois mails sont également possibles, en sélectionnant soit les adhérents à jour, soit les adhérents échus, soit les adhérents déjà « relancés ». Il peut aussi générer des planches d'étiquettes pour les envois de courriers « papier ».

Associaspip permet d'établir un plan comptable avec une aide spécifique pour les associations (lignes comptables suggérées pour les recettes et dépenses). Le compte de résultat et le bilan sont ainsi générés automatiquement. Enfin, ce plugin peut se « combiner » avec d'autres comme le plugin « [Coordonnées](http://www.spip-contrib.net/Plugin-Coordonnees) » qui permet d'ajouter des coordonnées supplémentaires aux adhérents (plusieurs numéros de téléphone ou emails, adresse, etc.) ou le plugin [Champs Extras](http://www.spip-contrib.net/Champs-Extras-2) qui permet la personnalisation complète de l'interface gérant les adhérents.

Encart logiciel joomla

[Joomla!](http://www.joomla.fr/) est un SGC très utilisé (plus de 30 millions de téléchargements sur la plate-forme internationale si on s'en réfère au portail francophone de Joomla!) et les associations l'utilisent souvent comme support pour leur site Web. Il existe des modules utiles et pertinents pour gérer votre association : on notera par exemple l'existence d'un module dédié aux Systèmes d'échanges locaux (SEL). Enfin, il convient de souligner la qualité remarquable de la [documentation](http://aide.joomla.fr/telechargements/documentation/installation-de-joomla-1-7/download) accompagnant pas-à-pas l'utilisateur pour l'installation : avec un minimum de connaissance, il est possible d'installer une version de Joomla! La simplicité d'ajout de modules complémentaires permettra alors d'enrichir votre SGC pour lui permettre de répondre aux besoins de l'association.

Encart logiciel drupal

[Drupal](http://drupal.org/) propose une logique de conception quelque peu différente de Spip et Joomla!. Appréhender la logique de ce SGC et le configurer à votre convenance demanderont sans aucun doute des compétences avancées. C'est donc un SGC réservé à un public averti mais qui vous permettra, la cas échéant, d'obtenir exactement la configuration souhaitée.

### Réseaux sociaux

La question des réseaux sociaux doit être soulevée dans ce guide, car la place qu'ils occupent désormais est trop importante pour ne pas être évoquée et les associations sont tentées de les pratiquer pour améliorer leur communication. Cependant, nous ne vous encourageons pas à rejoindre les réseaux qui ne respectent pas les règles élémentaires de respect des libertés et de la vie privée. Pour une association, parler de vie privée peut paraître inadapté, il n'en reste pas moins que la confidentialité et la sécurité des données, liées entre autres aux adhérents, est essentielle en milieu associatif. Le fait de ne pas maîtriser l'ensemble de vos données, et en particulier de confier le carnet d'adresses de la structure à un tiers dont le système économique n'est pertinent que par l'utilisation des informations collectées à des fins publicitaires, doit vous contraindre à prendre une décision éclairée quant aux réseaux sociaux ou espaces d'échanges d'informations.

Il n'est toutefois pas handicapant de ne pas « être sur » Facebook, dans la mesure où des solutions comme Diaspora* (voir ci-dessous) permettent de poster des nouvelles sur plusieurs plateformes, telles Facebook et Twitter. Leur principal avantage est qu'elles n'obligent pas (ou au moins n'incitent pas) les utilisateurs à y posséder un compte pour suivre vos publications.

##### Utiliser les alternatives, c'est les encourager Si votre association souhaite acquérir plus de visibilité et animer son projet via des réseaux sociaux respectueux de la vie privée de ses utilisateurs, vous devrez passer en revue l'existant et choisir au mieux. Nous avons pris le parti de vous en présenter certains ; ce choix peut sembler arbitraire, il l'est. À vous de poursuivre cette recherche pour trouver celui qui sera parfaitement adapté à vos besoins.

Par ailleurs, il convient de préciser que certaines solutions sont improprement recensées comme réseaux sociaux alors que leur fonction est essentiellement d'offrir la possibilité de partager des données et d'ouvrir un espace d'échanges.

Encart logiciel Movim

Encart logiciel Diaspora

Nous ne ferons donc qu'effleurer le sujet en pointant ici trois outils. Ils sont respectueux des utilisateurs et peuvent être configurés selon les besoins, garantissant ainsi la maîtrise des données. Il est nécessaire de préciser que cette appropriation ne peut se faire sans compétences et que l'installation et la configuration des outils considérés sont réservées aux associations expérimentées. Nous vous invitons à parcourir les pages des sites Web de [Movim](http://movim.eu/), [Diaspora*](https://joindiaspora.com/) ou [Jappix](http://jappix.org/) pour y trouver le support qui conviendrait le mieux à votre association.

Toutefois, des collectifs ou d'autres associations hébergent des *instances* de ces logiciels, que votre structure peut éventuellement rejoindre. C'est le cas par exemple de [Framasphère](https://framasphere.org/), un nœud du réseau Diaspora* maintenu par l'association Framasoft.

### Micro-blogging

Le micro-blogging est l'art de publier de courts billets ou images permettant de toucher rapidement l'attention sans prendre trop de temps de lecture. Du point de vue de l'utilisateur, il s'agit d'un mode de communication particulièrement bien adapté à l'itinérance et, du point de vue du lecteur, la possibilité d'agréger plusieurs fils de micro-blogs et suivre activement leur actualité.

En complément des réseaux sociaux de première génération, votre association peut souhaiter mettre en place un serveur de micro-blogging, à la fois pour communiquer avec ses adhérents et bénévoles mais aussi pour compléter la panoplie d'outils de communication à l'intention du public. La solution la plus crédible et respectueuse, par sa conception et sa licence, est la plate-forme [Pump.io](http://pump.io/). Mais d'autres systèmes ont depuis peu fait leur apparition, basés sur des protocoles différents comme XMPP (c'est le cas de [Salut à toi!](http://www.salut-a-toi.org/overview.html)) ou comme le protocole P2P (c'est le cas de [Twister](http://twister.net.co/)).

Encart logiciel Identica

Une fois le compte créé, vous serez en mesure de communiquer des informations, par l'intermédiaire de messages courts, à l'ensemble des personnes qui auront choisi de suivre l'activité de l'association et ainsi animer une communauté.

## Images et publications assistées par ordinateur

### Chaîne de publication, chaîne éditoriale et chaîne graphique

##### Séparer le fond de la forme Le principe de séparation du « fond » et de la « forme » consiste à dissocier l'écriture structurée d'informations de la manière dont elles apparaissent au lecteur. Par exemple, lors de la rédaction d'un texte, nous n'appliquerons pas directement le passage en caractère gras pour un mot mais choisirons plutôt d'associer à ce mot une intention d'écriture. Ce mot sera considéré comme « important » aux yeux de l'auteur et il sera toujours possible, à partir de cette information, de choisir par la suite la meilleure manière de marquer cette importance au lecteur.

Cette approche a l'avantage de simplifier la ré-exploitation du fond : on peut plus facilement le publier sur différents supports, sous différents formats, avec différentes chartes graphiques. À la conception, l'auteur focalise ses efforts sur le fond et la structuration du texte plutôt que de passer du temps sur la manière de présenter les choses.

Pour mieux appréhender les logiques qui sous-tendent la séparation du « fond » et de la « forme », vous pouvez parcourir la [page Wikipédia dédiée](http://fr.wikipedia.org/wiki/What\_you\_see\_is\_what\_you\_mean).

##### Chaîne éditoriale En milieu associatif, il est courant de devoir publier des articles sur papier mais également sur son site web. La chaîne éditoriale est l'ensemble des méthodes, des règles et des procédés technologiques mis en place pour assurer le bon déroulement de toutes les étapes qui accompagnent le texte, de sa création à sa publication.

##### Chaîne graphique La chaîne graphique s'inscrit dans la chaîne éditoriale et concerne plus directement le maquettiste : mise en page du document, intégration et mise en forme du texte et des images, préparation du document pour l'impression, etc.

Dans nos associations, la personne en charge de la communication (quand il y en a une) est souvent responsable de l'ensemble de la chaîne éditoriale.

### Quelques outils pour une chaîne éditoriale La première version de ce document a été produite à l'aide de [\LaTeX](http://www.latex-project.org/), qui est d'ailleurs plutôt un système de composition de documents. La manipulation n'est pas intuitive, car il est nécessaire d'appréhender une syntaxe spécifique (un peu comme un Wiki mais avec des capacités bien plus nombreuses). Ce logiciel est une référence lorsqu'il s'agit d'éditer des articles scientifiques ou des documents longs (romans, essais, rapports).

Encart logiciel Scenari

Si votre association souhaite s'orienter vers la mise en place d'une chaîne éditoriale qui vous permette de produire un texte, de générer un format papier et en même temps un format destiné au Web, nous vous invitons à regarder les programmes basés sur Scenari (système de gestion de chaîne éditoriale) : [OptimOffice](http://scenari-platform.org/optimoffice) (tous types de documents web et papier), [Opale](http://scenari-platform.org/opale) (spécialisé sur les contenus pédagogiques ou de formation), [DokielGuide](http://scenari-platform.org/dokielguide) (documentation logicielle, guide utilisateur).

image: Vos publications avec Scenari

### Produire une revue, un journal

Scribus est un logiciel de publication assistée par ordinateur (PAO) pour la réalisation de plaquettes, documents de communication, livres et magazines.

Encart logiciel scribus

Ce logiciel répond à des besoins professionnels de publication et permet de produire des documents de qualité. Vous pourrez ainsi éditer le journal ou la newsletter de votre association. Grâce aux nombreux tutoriels accessibles sur le Web, vous maîtriserez très vite les manipulations de base et vous pourrez alors réaliser des documents proches de la qualité professionnelle, prêts à être imprimés ou envoyés chez un imprimeur pour des tirages de qualité, dans un format respectant la séparation quadrichromique (CMJN).

Si votre activité vous pousse à reproduire régulièrement le même type de document, comme un bulletin d'information mensuel, l'utilisation de maquettes vous permettra de gagner du temps. Et si vos talents de graphiste ne rivalisent pas avec ceux des professionnels, de nombreux modèles sont à votre disposition sur Internet.

Pour vous assurer de la pertinence de vos choix, Scribus est équipé d'un mode de visualisation. Vous pourrez vérifier par exemple que votre document reste accessible aux personnes souffrant de déficiences ou de troubles visuels.

### Diffuser une infolettre par courriel

La diffusion régulière d'un bulletin d'informations aux adhérents et aux partenaires est un besoin commun à la majeure partie des associations mais parfois, ces envois en masse sont considérés par les fournisseurs d'accès comme des courriels indésirables. L'adresse IP de l'ordinateur qui a envoyé les messages peut alors être bloquée et il est impossible de renvoyer des courriels avant un certain temps.

Pour vous aider à faire votre choix quant à une méthode de diffusion, nous vous proposons de distinguer deux types de besoins et de situations en fonction du nombre de destinataires.

##### L'envoi est destiné à moins d'une centaine de destinataires Le plus simple est sans doute de profiter des qualités de votre courrielleur et de formater votre message au format MIME multipart/alternative. Ce format permet d'avoir, dans le même courriel, une version HTML et une version texte du même message. Vous pourrez ainsi sortir d'une mise en page basique et insérer des images ou des liens. Plus simplement encore, vous pouvez attacher au courriel une version du bulletin au format PDF. Vous aurez ainsi l'assurance que votre message sera correctement lu par tous les destinataires.

Si vous prenez le soin de mettre à jour régulièrement votre carnet d'adresses et que vous découpez votre envoi en 3 ou 4 lots (pour passer outre les mesures de protection évoquées ci-dessus), vous devriez fluidifier le processus d'envois massifs.

##### L'envoi est destiné à plus d'une centaine de destinataires Pour éviter d'être confronté trop souvent à des retours, optez pour une solution plus robuste : la liste de diffusion.

De nombreux hébergeurs proposent ce service en plus d'un nom de domaine et d'un espace web mais parfois avec des options et des paramétrages différents : chaque abonné à la liste répondra-t-il directement par défaut à l'ensemble des destinataires ? Aurez-vous accès à ce paramétrage ? Il est nécessaire de vous poser ces questions et d'y répondre avant de mettre en place la liste pour éviter d'être en décalage par rapport à vos besoins initiaux.

La solution « ultime » (mais nécessitant des compétences avancées pour l'installation et du temps pour l'administration, le paramétrage et l'entretien au quotidien de la base de données) est d'opter pour l'installation sur un serveur d'un logiciel libre dédié à cette utilisation : [Sympa](https://www.sympa.org/), [Mailman](http://www.list.org/) ou [phplist](http://www.phplist.com/). Nous ne développerons pas ici les capacités de chacun ; nous vous renvoyons plutôt vers leur site respectif. Des témoignages d'usagers précisent que ces logiciels permettent des envois quotidiens vers plus de 3 000 destinataires.

L'installation et la maintenance d'un serveur de liste pouvant facilement être mutualisées entre différentes associations, il existe des hébergeurs associatifs qui fournissent ce service à leurs membres : [lautre.net](http://lautre.net), [infini.fr](http://infini.fr) ou [Web4all.fr](http://www.web4all.fr)…

### Logiciels utiles à la chaîne graphique

La représentation des images sur un ordinateur se fait de deux façons différentes. La première concerne les images dites matricielles : l'image se présente comme un tableau de points (les pixels). Cette méthode de représentation existe depuis longtemps, c'est notamment celle utilisée par votre téléviseur. Mais lorsqu'on agrandit l'image, on voit apparaître les pixels : l'image apparaît dégradée.

Une seconde méthode, plus moderne, vise à pallier ce défaut. Elle consiste à définir l'image sous forme d'une composition de figures géométriques simples : des courbes, des rectangles, etc. On parle alors d'image vectorielle. L'intérêt est d'offrir une grande souplesse pour effectuer des transformations (agrandissement, rotation, dégradé) sans aucune perte de qualité. Ce qui en fait un outil idéal pour les graphistes professionnels qui doivent généralement produire des images en très grand format.

Vous avez très certainement déjà été confronté à la manipulation du logo de votre association : si vous ne possédez pas les sources vectorielles, son intégration à un document ou son redimensionnement génèrent souvent une grande déception à l'impression !

Acquérir les compétences pour utiliser un logiciel travaillant “en vectoriel” n'est jamais inutile pour une association : ce sera sans aucun doute un bon investissement pour la communication de votre structure et permettra de générer des documents esthétiquement irréprochables.

Encart logiciel gimp

##### Pour les images matricielles GIMP est un logiciel de traitement d'images : c'est un outil complet pour le dessin, la retouche photo et les animations pour le Web.

Avant d'intégrer une image dans un compte-rendu d'activités, vous pourrez, par exemple, supprimer des yeux rouges, améliorer des contrastes, recadrer une prise de vue. GIMP vous permet aussi de convertir l'image dans un autre format ou d'alléger une photo pour une utilisation sur un site web.

Par ailleurs, GIMP est fourni avec 150 filtres. Mais il existe également de nombreuses extensions à télécharger qui l'enrichissent continuellement. GIMP intègre aussi une option pour l'automatisation de tâches répétitives qui facilitera toutes les manipulations, des plus simples aux plus complexes.

image: Retouchez vos images avec GIMP

Enfin, comme beaucoup de logiciels libres, GIMP bénéficie d'une grande communauté d'utilisateurs qui documentent, échangent des techniques et s'entraident en permanence sur les forums de discussion.

Encart logiciel inkscape

##### Pour les images vectorielles Inkscape est le logiciel de dessin vectoriel le plus abouti. Son principe consiste à utiliser le format standard défini pour les images vectorielles sur le web : SVG. La prise en main d'Inkscape peut se révéler compliquée, en particulier si vous avez vos habitudes avec GIMP et que vous raisonnez avec la logique « matricielle » associée.

Inkscape permet de gérer deux grandes catégories d'objets graphiques : les formes et les chemins. Les formes regroupent tous les objets définis par des propriétés simples comme des cercles, rectangles, polygones, etc. Lorsqu'il s'agit de créer des formes plus complexes, les objets sont définis par des chemins. Riche en fonctionnalités, Inkscape permet également de faire des dégradés ou de la calligraphie. C'est donc l'outil idéal pour réaliser vos dessins, affiches, cartes postales et cartes de visite. Comme souvent avec les logiciels libres, un système d'extensions permet de l'enrichir de nombreuses options.

Pour apprendre à se servir de toutes les potentialités du logiciel, n'hésitez pas à consulter les très bons didacticiels qui sont accessibles depuis le menu Aide ainsi que l'abondante documentation. Le large éventail de ses fonctionnalités en fait l'outil de dessin à privilégier pour la communication de votre association.

image: Le dessin vectoriel avec Inkscape

## Gestion

### Comptabilité

La comptabilité est une obligation pour une grande partie des associations. Permettre un suivi cohérent des richesses de la structure est nécessaire et de surcroît, généralement incontournable si l'on veut pouvoir fournir ces informations aux administrateurs et favoriser des décisions éclairées.

Longtemps, les logiciels privateurs étaient les seuls à pouvoir répondre aux besoins des associations dont les budgets étaient conséquents.

Désormais, il existe différentes solutions libres qui, sous réserve d'un temps d'approche plus ou moins important en fonction des connaissances informatiques et comptables de l'utilisateur, peuvent répondre aux besoins comptables de la majeure partie des associations.

Encart logiciel grisbi

Si votre comptabilité est peu importante et que vous n'avez pas d'obligation vis-à-vis d'une comptabilité en partie double, [Grisbi](http://fr.grisbi.org/) pourra faire l'affaire pour une comptabilité dite « de caisse » (celle que vous opérez généralement pour votre comptabilité personnelle).

L'objectif des développeurs a été de proposer le programme le plus simple et le plus intuitif possible pour un usage basique, tout en permettant un paramétrage à ceux qui souhaiteraient une utilisation plus avancée.

image: La comptabilité avec Grisbi

L'interface de Grisbi est très conviviale. La prise en main est intuitive et le passage entre les différents onglets vite naturel. Grisbi propose nativement une gestion multi-comptes, multi-devises. Il est possible d'organiser ses opérations selon différents tiers, catégories de dépenses, catégories de recettes, modes de paiement ; ce qui permet une première approche analytique intéressante des comptes de l'association.

Encart logiciel Gnucash

[GnuCash](http://www.gnucash.org/) est un logiciel de comptabilité en partie double. On peut y insérer et paramétrer un plan comptable associatif. Il est très facile à installer et à utiliser pour une personne connaissant un peu la comptabilité, le plan de comptes et les règles de comptabilisation. La fonctionnalité de rapprochement est présente, ainsi que l'import et l'export dans divers formats, générant des fichiers de données qui peuvent être traités par un tableur comme Libreoffice Calc par exemple, même si le logiciel intègre déjà des fonctionnalités permettant de générer des états simples. Des documents de fin d'exercice sont aussi disponibles, quoiqu'un peu rudimentaires.

image: La comptabilité avec GnuCash

Encart logiciel Noalyss

Si vous avez besoin de permettre l'accès aux comptes de l'association à plusieurs personnes, une solution hébergée sur un serveur comme [Noalyss](http://www.noalyss.eu) (anciennement Phpcompta) pourra vous convenir. Appréhender l'interface demandera du temps mais le logiciel a déjà fait ses preuves pour de nombreux exercices au sein d'associations dont les objets étaient tous différents.

Si vous avez la chance d'avoir, au sein de l'association, des compétences d'administrateur système, vous pourrez procéder vous-même à l'installation du logiciel. Dans le cas contraire, vous pourrez opter pour un service hébergé qui pourra vous assurer des sauvegardes régulières et les mises à jour opérées par la communauté.

image: La comptabilité avec Noalyss

### Gestion des adhérents

Encart logiciel Galette

[Galette](http://galette.tuxfamily.org/) est un outil de gestion d'adhérents et de cotisations en ligne à destination des associations. Il a été développé par le groupe d'utilisateurs de logiciels libres [Aldil](http://www.aldil.org/) de Lyon : c'est donc une association qui a développé le logiciel pour ses propres besoins et qui a choisi de mettre le produit de ses efforts à disposition de tous !

La mise en place de Galette nécessitera des compétences dans l'installation d'un logiciel sur un serveur. Les fonctionnalités restent simples et répondent aux premiers besoins en terme de gestion des adhérents. Par exemple, il permet de savoir à tout instant quelles adhésions arrivent bientôt à échéance. Galette offre aussi la possibilité de participation et chaque adhérent dispose d'identifiants personnels lui permettant d'aller consulter (et modifier) les informations le concernant.

image: Gestion des adhérents avec Galette

Galette est sans doute un bon choix si vous voulez expérimenter un logiciel accessible par les adhérents eux-mêmes.

### Progiciel de gestion intégrée (PGI)

Longtemps restés hors de portée des associations pour des raisons de coût, les progiciels de gestion intégrée (ou ERP de l'autre côté de la Manche, Enterprise Ressource Planning) tendent à se démocratiser et à devenir accessibles. Même s'ils sont d'abord conçus pour les entreprises et qu'ils souffrent souvent d'un vocabulaire éloigné de notre jargon associatif, ils deviennent de plus en plus simples à installer, à prendre en main et à paramétrer. Leur capacité à activer seulement certains modules permet une appropriation en douceur avec les fonctions uniquement nécessaires dans un premier temps.

En deçà d'une certaine taille d'association, l'installation et la configuration d'un tel outil ne seront pas pertinentes et un tableur, pour gérer 50 adhérents par exemple, sera sans aucun doute bien plus adapté.

Deux PGI sont présentés ci-dessous : l'un en détail, l'autre plus partiellement. Mais vous pourrez déjà mesurer la capacité de ces logiciels à proposer des solutions intégrées et rassemblées en une seule entité au contraire des logiciels précédents répondant d'abord à un besoin précis en terme de gestion. Bien sûr, ce sera à vous de faire le choix d'un logiciel unique pour administrer votre association ou d'estimer qu'à chaque tâche doit correspondre un outil. La taille et les besoins de votre association seront des critères déterminants dans ce choix.

Encart logiciel Dolibarr

[Dolibarr](http://www.dolibarr.org) est un Progiciel de gestion intégré (PGI) modulaire qui s'installe sur un serveur web (donc accessible à distance par l'intermédiaire d'un navigateur) et qui propose par défaut un nombre restreint de modules activés. Une fois installé, vous pourrez choisir d'activer d'autres modules pour répondre aux besoins de l'association et ce, pour des structures de différentes tailles.

Cependant, s'engager dans le choix d'un tel logiciel nécessite un changement d'habitudes de travail et il convient de ne pas négliger cette phase pour permettre une réelle adoption par l'ensemble des personnes susceptibles de l'utiliser. Dolibarr a été conçu pour être adapté aux petites associations ne disposant pas de connaissances informatiques avancées : en suivant pas-à-pas les préconisations des tutoriels, vous ne devriez pas rencontrer de difficultés majeures à son installation.

Dolibarr est une application web et peut donc être consultée depuis n'importe quel lieu connecté à Internet et par l'intermédiaire de n'importe quel dispositif (pc de bureau, smartphone, tablette). Dans un contexte sans connexion, vous pouvez également opter pour une installation sur un unique ordinateur et travailler de manière autonome.

Voici les quelques modules conçus pour la gestion d'association :

Le module *Adhérents* permet la gestion des adhérents (annuaire, statut, suivi de cotisation).
Le module *Mailing* pour faire vos relances d'adhérents ou vos convocations aux instances.
Le module *Dons* dans le cas d'une campagne d'appel aux dons.
Le module *Banques et Caisses* pour avoir une vision de vos finances (la saisie de vos cotisations l'alimenteront automatiquement) et réaliser vos rapprochements bancaires.
Les modules *Tiers et Factures Clients* pour saisir les factures des prestations offertes par votre association.
Le module *Agenda* pour partager un agenda entre membres avec possibilité d'export et d'import dans d'autres formats d'agenda.
Le module *Note de frais* pour suivre les notes de frais de vos adhérents ou membres du bureau et permettre leur remboursement.

image: La gestion facile avec Dolibarr

Il existe de nombreux autres modules fournis par la communauté développant le projet mais vous pourrez aussi trouver d'autres contributions en dehors de cette communauté, augmentant encore les possibilités de l'outil.

##### … pour la trésorerie et la comptabilité

Dolibarr répond aux besoins de gestion de la trésorerie et des finances. Les modules Adhérents, Factures clients et Tiers étant activés, Dolibarr offre la possibilité de suivre les facturations des tiers (achats fournisseurs ou ventes de l'association) et les cotisations des adhérents (qui peuvent être automatiquement converties en facture) ainsi que leur paiement.

Grâce au module Banque, les paiements réalisés (cotisations ou factures) alimentent le suivi de compte bancaire et les rapprochements peuvent être opérés. Le module Dons vous permettra de suivre la réception de campagnes de dons. Le module Point de vente, quant à lui, permet de “transformer” un poste informatique en caisse enregistreuse pour saisir des ventes.

##### … pour la gestion des adhérents

Une fois activé le module Adhérents, vous pourrez gérer les fiches d'adhérents et les cotisations, définir des types d'adhérents, suivre les informations de chacun de vos membres ainsi que l'état de cotisation (à jour de cotisation, expiré, résilié…). Le module Mailing permet de réaliser des envois ciblés, par exemple auprès des adhérents non à jour de leur cotisation.

Pour vous éviter un temps de saisie et recueillir des demandes d'adhésion en ligne, il est possible d'offrir un formulaire public d'auto-inscription aux adhérents. En « convertissant » vos adhérents en utilisateurs du logiciel, vous leur offrez un accès privé permettant de gérer eux-mêmes leurs informations dans une logique de travail collaboratif.

Si le module Paypal est activé, vous pourrez suggérer la demande d'adhésion par Carte Bleue ou Paypal sans besoin de connaissances ou d'infrastructures particulières. Dolibarr peut également réaliser des planches d'étiquettes ou des cartes de visite.

Si vous utilisez le gestionnaire de listes de diffusion [Mailman](http://www.list.org/), Dolibarr pourra dialoguer avec ledit système et ainsi ajouter ou supprimer automatiquement un adhérent.

##### … pour gérer un projet en activant un agenda

La conception modulaire de Dolibarr lui permet d'activer l'agenda sans nécessairement installer les autres fonctions. Une fois le module agenda ouvert, il vous permet de centraliser vos tâches et événements.

### D'autres PGI

##### Odoo et OpenConcerto [Odoo](https://www.odoo.com/fr_FR/) ou [OpenConcerto](http://www.openconcerto.org/fr/index.html) ont d'abord été pensés pour les entreprises puis des modules ont été développés pour répondre à certains besoins d'associations. Le vocabulaire dans les modules par défaut reste encore orienté « entreprise » et un temps d'adaptation sera sans doute nécessaire pour l'appréhender. Cela peut aussi être l'occasion de se rapprocher de la communauté de programmeurs constituée autour du développement de ces logiciels, toujours volontaires et avides de retours, pour les accompagner sur de la « traduction » associative. À noter que ces deux solutions proposent la possibilité de gérer et d'éditer des bulletins de paye.

Il existe d'autres PGI libres susceptibles de répondre à vos besoins. De nombreuses pages sur le Web recensent ce type de projets et si vous chercher à compléter le panorama, commencez par parcourir la page du site [Framasoft](http://www.framasoft.net/rubrique435.html) sur le sujet.

## Travail collaboratif

Le caractère dynamique des sites Web, la simplification technique et les capacités collaboratives (nous avons sciemment évité le terme générique marketing et fourre-tout « Web 2.0 » pour désigner globalement ces évolutions) offrent aux associations une possibilité jusque-là inégalée de produire de manière collaborative des documents avec les membres de l'association, d'interagir avec les adhérents ou même de coproduire des contenus avec les partenaires de l'association. Disponibles par l'intermédiaire d'un navigateur, les outils sont accessibles par le Web et les documents peuvent donc être modifiés au moment qui convient le mieux au contributeur et ce, avec un suivi automatisé des modifications. La peur de modifications « sauvages », qui peut être identifiée comme l'un des freins à utiliser des outils collaboratifs est à atténuer par la manière dont peuvent être paramétrés les logiciels : les droits d'accès ou la nécessité de s'identifier peuvent par exemple rassurer pour mettre en place une dynamique d'interaction par l'intermédiaire des outils libres de collaboration.

### Wiki

L'un des outils caractérisant sans doute le mieux le Web collaboratif est le Wiki : une fois installé, il ouvre de nombreuses perspectives de collaboration entre membres. Cependant, ce n'est pas parce que vous serez parvenu à installer ce type de service que l'ensemble des acteurs de l'association vont se ruer pour participer.

En effet, même si la pratique du Wiki tend à se démocratiser, deux barrières peuvent encore entraver le développement de cette pratique au sein de votre association. La syntaxe propre au Wiki est un premier obstacle : même si elle paraît minimaliste et évidente à certains, il convient de prévoir un accompagnement des personnes souhaitant s'initier à la rédaction. On notera au passage qu'avec une telle syntaxe, on rejoint la logique d'une suite éditoriale, le Wiki vous contraindra d'abord à vous concentrer sur le fond puisque vous ne pourrez pas élaborer une mise en forme avancée.

Le second obstacle est moins concret et sans doute moins facile à dépasser : il s'agit de l'inquiétude liée au devenir des écrits produits. Est-ce que tout le monde pourra lire ce que j'ai écrit ? Ai-je le droit d'effacer un contenu produit par quelqu'un d'autre ? Puis-je utiliser les écrits d'une page Wiki ? Peut-on utiliser mes écrits ?, etc. Là encore, un accompagnement doit permettre de présenter les différents moyens de répondre à ces questions : politique d'identification en fonction des contenus, licence associée au Wiki mis en place, historique des modifications, etc.

Encart logiciel Mediawiki

Concernant le choix du moteur libre de Wiki, présentons le plus célèbre d'entre eux : il s'agit de [MediaWiki](http://www.mediawiki.org/wiki/MediaWiki/fr) qui a fait ses preuves puisque c'est ce moteur qui fait tourner l'encyclopédie [Wikipédia](http://fr.wikipedia.org) !

image: Le web collaboratif avec un Wiki

Il s'est développé au fil des années et, s'il n'est sans doute pas le Wiki le plus simple à configurer, sa robustesse n'est plus à démontrer. Si vous souhaitez un Wiki plus modeste, regardez entre autres du côté de [dokuwiki](http://www.splitbrain.org/projects/dokuwiki) ou [pmWiki](http://www.pmwiki.org/).

### Production interactive de documents

Plus récemment sont apparus sur le Web les « Pads » : des pages sur lesquelles les internautes invités peuvent contribuer en temps réel sur un seul et même document. La syntaxe est simple pour qui connaît et manipule régulièrement un traitement de texte puisque l'on y retrouve les mêmes fonctions de base. Que ce soit pour finaliser un document ou même prendre des notes à plusieurs en même temps lors d'une réunion téléphonique par exemple, l'intérêt est immédiat.

Comme pour la plupart des logiciels libres utilisables sur le Web, deux options s'offrent à vous pour utiliser ce type d'outil :

Vous pouvez vous rendre sur des sites qui hébergent le logiciel déjà installé et créer, en un clic, un nouveau Pad. On peut citer par exemple le [Framapad](http://framapad.org/), proposé par Framasoft, et agrémenté de Mypads qui permet de gérer des dossiers et des groupes d'utilisateurs. On peut de même citer le [bloc-note](http://bn.parinux.org/) mis à disposition par Parinux[^3]. Il vous reste alors à communiquer aux participants l'adresse Internet de la page pour qu'ils vous rejoignent.

image: L'écriture collaborative avec Etherpad/Framapad

Ou bien, si vous possédez les compétences en interne, vous choisirez plutôt d'installer un des logiciels [Etherpad](http://etherpad.org/) ou [Etherpad-lite](https://github.com/Pita/etherpad-lite) sur vos propres serveurs ou ceux que vous louez chez votre hébergeur.

Avant de terminer ce paragraphe sur les logiciels permettant de produire des documents de manière collaborative, nous vous invitons à regarder [Gobby](http://gobby.0x539.de/trac/), un autre logiciel prometteur pour la production collaborative de documents. Gobby ne dépend pas d'un serveur Web et est utilisable directement sur le réseau local de votre association.

### Gestion de projet

Encart logiciel Collabtive

[Collabtive](http://collabtive.o-dyn.de/?lang=fr) est une application web de gestion de projets collaboratifs. Elle vous permet de planifier des événements, gérer des tâches, partager des documents, envoyer des mails et définir des groupes. L'ergonomie très épurée de l'application est sans conteste son principal atout, mais vous apprécierez également la solidité de ses fonctionnalités de base qui la rendent tout à fait adaptée aux besoins des associations et des réseaux d'acteurs.

La prise en main est intuitive : vous trouverez rapidement vos repères quel que soit votre niveau en informatique. L'interface graphique apparaît sobre et épurée, ainsi le regard se pose directement sur votre contenu. L'absence de bannières publicitaires et d'options superflues facilite la navigation. L'arborescence est peu profonde : toutes les fonctionnalités sont accessibles en moins de trois clics. Les pictogrammes guident l'utilisateur sur chacune des rubriques. Vous retrouverez, sur la page d'accueil d'un projet, une synthèse comprenant le calendrier d'avancement du projet, le formulaire de saisie d'activité et la liste des dernières actions concernant le projet.

L'onglet jalon, à droite, vous invite à définir les différentes étapes de votre projet. Un titre, une description et une date limite. Les jalons ont deux utilités dans l'application : ils permettent d'une part de mesurer l'état d'avancement du projet (le pourcentage disponible est calculé en fonction du nombre de jalons passés) et d'autre part, ils servent de points de repère pour organiser les tâches. Ces dernières sont organisées par listes, c'est-à-dire qu'un paquet de tâches est rattaché à un jalon. Chacune est composée d'un titre, d'une description et d'une date limite. La tâche appartient à une liste et peut évidemment être affectée à un utilisateur. On appréciera l'éditeur visuel qui permet très simplement de mettre en forme les descriptions de tâches.

Vous avez délimité les contours de votre projet, il est maintenant temps d'en avertir les bénévoles et vos éventuels partenaires en leur envoyant un message qui peut être rattaché à un jalon et envoyé à un ou plusieurs utilisateurs. Vous avez par ailleurs la possibilité de rendre visible le document uniquement à certaines catégories d'utilisateurs.

Enfin, les tâches et les documents peuvent être « étiquetés » : vous leur attribuez des mots-clefs qui permettent par la suite, de les retrouver rapidement en tapant ce même mot dans la barre de recherche. Pour finir, un système de messagerie instantanée vous permet de dialoguer en direct avec les personnes connectées.

### Stockage et partage dans les nuages

Encart logiciel Owncloud

Si vous êtes à la recherche d'un espace d'échanges et de mutualisation de données, [Owncloud](http://owncloud.org/) pourrait répondre à vos attentes. Échanger des données est l'activité principale de tout projet collectif. Pourtant, les courriels et les réseaux sociaux ne sont pas forcément les outils les plus pertinents. Permettre à vos utilisateurs de déposer ou de télécharger des éléments regroupés en un seul endroit diminue largement l'encombrement des courriels avec de multiples versions du même document ou, plus simplement, de ne pas permettre à tout le monde d'y avoir accès. Vous pouvez y déposer le dernier compte-rendu de l'Assemblée Générale, les fiches d'inscriptions des membres ou encore les photos de la sortie de fin d'année. L'une des conditions est de pouvoir le faire avec un système stable et sécurisé.

image: Stockez et partagez avec Owncloud

Se servir d'Owncloud implique de pouvoir l'installer vous même sur un serveur ou d'utiliser un service tiers, basé sur ce même logiciel. Dans le second cas, la question qui se pose est de savoir quel degré de confiance vous pouvez avoir envers celui qui propose ce service. Certaines associations le proposent selon une charte de confiance crédible et loyale, c'est le cas par exemple de Framasoft avec son service [Framadrive](https://framadrive.org/) ou de [La Mère Zaclys](https://www.zaclys.com/) qui propose un accès gratuit de base et un accès payant pour agrandir l'espace disponible. Dans tous les cas, méfiez-vous des services gratuits ou des « box » dont vous ne connaissez pas les détails techniques. En la matière, payer pour un service reposant sur un logiciel libre reconnu ou se contenter d'un accès gratuit mais éthique, restent encore des solutions conciliantes.

Faites attention

La sécurité du Cloud Computing est aujourd'hui un secteur d'activité en plein essor car il représente un enjeu stratégique majeur et pas seulement pour les États et les grandes entreprises. Si vous installez un tel service pour vous-mêmes, n'oubliez pas d'inclure dans vos projections le temps-homme nécessaire à l'entretien et la sécurité des données, au delà des simples mises à jour du logiciel. Cela implique aussi de faire respecter quelques règles basiques de sécurité par vos utilisateurs.

Owncloud offre aussi, par défaut (d'autres extensions sont disponibles), la possibilité de synchroniser ses contacts, son agenda et ses tâches. Pour toutes ces fonctions, des applications pour smartphone et pour votre ordinateur de bureau sont disponibles, ce qui évite de se connecter sur une interface web pour faire les opérations demandées.

Si Owncloud est un des systèmes de stockage et de partage de données le plus connu, d'autres solutions méritent d'être testées. En voici trois qui tiennent la comparaison avec Owncloud : [Pydio](https://pyd.io/), [Seafile](https://www.seafile.com) et [Cozycloud](https://cozy.io/)

### Réaliser un sondage, faire une enquête

De nombreux outils libres tels [Papillon](http://papilio.niadomo.net/), [Pollen](http://pollen.chorem.org/pollen/), [Framadate](http://www.framadate.org/) ou [Poll-O](http://www.poll-o.fr) existent désormais pour permettre à des adhérents d'exprimer un choix. À partir d'un certain nombre de personnes à sonder, consulter chacun individuellement prend du temps et rend difficile une convergence. Avec ces outils, chaque personnes peut, au moment où elle le souhaite, faire part de son choix et la synthèse apparaît en temps réel.

image: Organisez des rendez-vous avec Framadate

Lorsqu'il s'agit de mener une enquête approfondie avec un questionnaire modulable, vous pouvez choisir d'utiliser [Limesurvey](http://www.limesurvey.org). L'interface est plus compliquée à appréhender mais tous les types de questions peuvent être imaginés (cases à cocher, tri de termes par préférence, champ ouvert, questions conditionnelles, etc.). L'interface de gestion, accessible via un navigateur web, permet aussi d'accéder aux premières analyses quantitatives. Pour les personnes sondées, il est possible d'interrompre le questionnaire et de le reprendre plus tard. C'est sans aucun doute un logiciel intéressant pour les associations fonctionnant en réseau ou pour les fédérations d'associations car elles pourront interpeller leurs membres aux quatre coins du territoire.

Plusieurs solutions s'offriront à vous quand viendra l'heure de choisir la meilleure manière de mettre en ligne le questionnaire. Soit votre besoin est ponctuel et le sondage n'est pas un « enjeu stratégique » pour votre association. Vous pouvez opter pour un service en ligne directement sur le site du projet. Soit votre objectif est de gérer de nombreux sondages et vous souhaitez garder la maîtrise de vos données : vous pouvez alors choisir d'installer sur votre propre serveur la dernière version du logiciel.

### Partager un calendrier Le besoin est régulièrement exprimé par les associations de partager un calendrier, que ce soit pour permettre la planification du partage de salles et des outils ou pour visualiser les emplois du temps de plusieurs personnes de l'association.

Avant d'opter pour un logiciel, n'hésitez pas à regarder si les outils déjà en place dans l'association n'offrent pas cette possibilité par défaut ou moyennant l'installation d'un petit programme complémentaire : vous l'avez vu à la lecture du paragraphe destiné aux CMS, ces types de modules sont généralement prévus.

Si toutefois vous souhaitez un outil dédié ou si vous rencontrez des soucis de compatibilité de format de données entre vos appareils mobiles et votre gestionnaire d'agenda, vous pouvez essayer [Phenix Agenda](http://www.phenix.gapi.fr/). Le modèle économique choisi par l'équipe de développement réserve la dernière version aux donateurs mais vous pourrez sans problème télécharger et installer l'avant-dernière version.

Vous pourrez essayer aussi [Owncloud](http://owncloud.org/) tout en sachant qu'il permet un partage de ressources qui va bien au-delà du simple calendrier.

## Activités pédagogiques libres

Pour les associations en contact avec les enfants et les jeunes, il existe de nombreuses solutions libres pour accompagner des démarches ludo-éducatives. Que ce soit dans le cadre d'un Contrat local d'accompagnement à la scolarité (CLAS) pour un temps après l'école, pour un centre de loisirs accueillant des enfants, ou pour des animations scientifiques et techniques, les logiciels libres offrent un large éventail de thématiques à destination du jeune public. Voici quelques exemples de logiciels libres ludo-éducatifs pertinents.

Encart logiciel Gcompris

Pour des enfants jusqu'à 10 ans, [GCompris](http://gcompris.net/-fr-) propose des activités souvent ludiques, mais toujours pédagogiques, dans des domaines aussi variés que la découverte de l'ordinateur, les mathématiques (tables, dénombrement…), les sciences (électricité, le cycle de l'eau…), la géographie (placer les pays sur une carte), la lecture, les jeux (casse-têtes, memory…) et même du dessin vectoriel. On y trouve une centaine d'activités. Citons aussi [TuxMath](http://tux4kids.alioth.debian.org/tuxmath/download.php) et l'ensemble des [logiciels du Terrier d'AbulÉdu](http://www.abuledu.org/leterrier/accueil).

image: GCompris : pour enfants de 2 à 10 ans

Encart logiciel Tuxmath

Pour les plus grands, les ressources de l'association [Sésamath](http://mathenpoche.sesamath.net/) permettent de travailler l'ensemble du programme de collège en mathématiques.

La robotique constitue un fantastique terrain facile d'accès pour des animations scientifiques et techniques. On peut la pratiquer à l'aide de matériel libre comme les cartes [Arduino](http://www.arduino.cc/fr/), que l'on peut piloter avec des logiciels comme [Physical etoys](http://tecnodacta.com.ar/gira/projects/physical-etoys/) ou Squeakbot. Plus d'information à ce sujet est disponible sur le site de [Planète Sciences](http://www.planete-sciences.org/robot/boiteabots/).

[Etoys](http://www.squeakland.org/index.jsp) est une véritable plate-forme ludo-éducative où les enfants créent leurs propres modèles, histoires et même jeux. De façon ludique, les élèves se confrontent à des notions de mathématiques, de logique, de sciences, d'arts…

image: Programmez avec Scratch

Selon le même modèle ludo-éducatif qu'Etoys, [Scratch](http://scratch.mit.edu/) permet aux enfants (entre 8 et 16 ans) de créer, programmer et [partager des projets](http://scratch.mit.edu/channel/featured). Cela peut être un jeu vidéo, un clip, une histoire ou un dessin animé interactif… Avec Scratch, ils développent des compétences importantes dans le domaine de la résolution de problèmes, tout en apprenant à développer une pensée créative, un raisonnement systématique et à travailler en équipe.

Pointons un dernier logiciel : [Stellarium](http://www.stellarium.org/fr/), un magnifique planétarium libre qui aidera à préparer une soirée astronomie lors d'un séjour de vacances.

De nombreux autres logiciels libres de qualité permettent aux associations d'appuyer leurs actions ludo-éducatives.

image: Les étoiles et constellations avec Stellarium

NOTES DU CHAPITRE

[^3]: Le groupe d'utilisateurs de logiciels libres de Paris et Île-de-France sur son site.