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Pas si vite ! Avant de pouvoir travailler en ligne à plusieurs et efficacement, plusieurs étapes sont nécessaires. La première est d'identifier clairement votre besoin : avez-vous besoin de seulement partager des fichiers ou voulez vous, en plus, une interface qui permette de travailler à plusieurs sur des documents ? Quels types d'informations voulez-vous partager ? La seconde consiste à évaluer l'impact d'un nouveau fonctionnement sur l'équipe et ses anciens modes de collaboration. Ce n'est pas parce que vous allez davantage travailler en ligne que c'est un gage d'efficacité. AL troisième consiste à définir une nouvelle organisation : tout ne peut pas être partagé en ligne sur un serveur, en particulier des données confidentielles, selon le degré de chiffrement, de sécurité et de couverture juridique de votre système. Dès lors il faut décider quels seront les documents à partager, quels sont ceux qui ne pourront pas l'être, et quels canaux de communication seront utilisés pour organiser le travail collaboratif.

Dans les structures mal préparées à ce type de changement, on ne compte plus celles où de nouvelles tensions sont nées, au risque de déstabiliser l'entente des équipes. Placer un document dans l'espace commun ne suffit pas pour le partager effectivement, télécharger, ouvrir, modifier et re-uploader un document sont autant d'opérations qui peuvent être source de beaucoup d'erreurs. Elles pointent aussi la méconnaissance technique des transmissions en réseau de la part de certains participants qui peuvent alors le vivre très difficilement. Enfin, partager des documents sans se soucier de savoir si les formats sont interopérables, et si les participants sont tous bien en mesure de les utiliser, cela revient souvent à briser une dynamique ancienne qui, bien qu'elle soit rudimentaire, fonctionnait très bien jusque là. Il vous appartient en tout état de cause, à bien anticiper ces changements et étudier attentivement les capacités de chacun avant de proposer de nouvelles solutions.